كرونا و بيكاري جلسه بازها
محمد ذاكري
اين روزها كه تب‌و‌تاب كروناويروس كشور را فراگرفته و مردم و مديران كشور از ترس شيوع گسترده اين ويروس و آسيب‌هاي ناشي از ابتلاي به آن، تدابير جدي را در سبك زندگي شخصي و اجتماعي اتخاذ كرده‌اند، در سيستم اداري نيز رويكردهايي براي واكنش به اين پديده و مديريت پيشگيري از آن اتخاذ شده كه يكي از آنها محدود كردن جلسات كاري و لغو جلسات غيرضروري است. اين رويكرد، بهانه خوبي دست داد تا اين ستون را به موضوع جلسه و ضرورت بازانديشي در آن اختصاص دهم.
خاوير كرمنت در كتاب معروف خود «بيشعوري» ، جنون جلسه را يكي از ويژگي‌هاي اين برخي از مديران دانسته و معتقد است اينان براي هر كار كوچك و بزرگي جلسه برگزار مي‌كنند و از حضور در جلسه لذت مي‌برند. در واقع جلسه را براي جلسه دوست دارند نه براي تصميم‌گيري يا پيشبرد كارها. اينان تمامِ وقت كاري و حتي غيركاري (يعني ساعاتِ خارج از زمان اداري) را در جلسه مي‌گذرانند و از اين جلسه به آن جلسه مي‌روند و قس‌علي‌هذا.
واقعيت امر در فضاي اداري ما هم (هم بخش دولتي و هم خصوصي) چندان با توصيف كرمنت تفاوتي ندارد. بيشتر مديران و برخي كارشناسان و كاركنان، بخش عمده‌اي از زمان مفيد كاري خود را در جلسات مي‌گذرانند. چه جلسات درون‌سازماني و درون‌واحدي و چه جلسات بين‌سازماني و بين‌المللي. بخشي از اين جلسات، برخاسته از تكاليف قانوني و ستادها و كارگروه‌هايي است كه قانون مقرر كرده و بايد به صورت منظم يا موردي برگزار شود و حتي تركيب اعضاي آنها نيز در همان قانون يا مقرره تعيين‌شده است. اما بخشي ديگر به تشخيص و اعلام نياز مديران برگزار مي‌شود. بسياري از همين مديران و كاركنان حضور در جلسات را ملال‌آور و خسته‌كننده مي‌دانند و تا مي‌توانند از آن مي‌گريزند. البته اين بي‌ميلي چند دليل دارد؛ يكي آنكه فرد به دليل ويژگي‌هاي شخصيتي علاقه چنداني به حضور در جمع، بحث و گفت‌وگوهاي طولاني و چالش‌هاي بين فردي را ندارد و ترجيح مي‌دهد اين وقت را پشت ميز كار خود بگذراند. ديگر آنكه خيلي‌وقت‌ها اين جلسات باعث ايجاد تكاليف جديد براي افراد است كه طبعا تمايل چنداني به آن ندارند. گاهي در اين جلسات بايد گزارش كارهاي انجام شده را بدهند يا براي برخي مسائل ايده‌هايي را پيشنهاد كنند كه چون دست‌شان خالي است ميلي به حضور در آن ندارند.
گذشته از اينها، يكي از آفت‌هايي كه بيشتر جلسات بدان مبتلاست عدم مديريت اثربخش جلسه است. برنامه‌ريزي و زمان‌بندي نامشخص، عدم تعيين دستور كار و موضوع جلسه، عدم تعيين انتظاراتي كه از افراد براي حضور در جلسه وجود دارد، حضور افراد نامرتبط و بحث و جدل‌هاي بي‌مورد، تسلط كلامي و زماني برخي اعضا بر جلسه و عدم بودجه‌بندي صحيح زماني، رفتارهاي تند رييس جلسه يا برخي اعضا و بروز برخوردهاي شخصي و در كل احساس بيهودگي و بي‌فايدگي جلسه، همه و همه در اين بي‌رغبتي به حضور در جلسات موثر است. چند سال پيش در شركتي كار مي‌كردم كه بعدازظهر هر دوشنبه مديران و كاركنان كليدي‌اش در جلسه‌اي شركت مي‌كردند كه عموما 6-5 ساعت طول مي‌كشيد و تقريبا همه ويژگي‌هاي يك جلسه غيراثربخش و كلافه‌كننده را كه در سطور پيش اشاره كردم داشت و جالب اين بود كه مدير ارشد شركت از همين نوع مديريتِ جلسه لذت مي‌برد و به تذكرات اعضا براي مديريت بهتر جلسه وقعي نمي‌نهاد.
جلسات معمولا با چند هدف اصلي برگزار مي‌شود؛ حل مساله و تصميم‌گيري، ايده‌پردازي و تبادل‌نظر آزاد براي بهبود سيستم، پيگيري فعاليت‌ها در راستاي نظارت و كنترل، ايجاد هماهنگي و وحدت رويه بين واحدها يا سازمان‌هاي درگير در يك موضوع، آشنايي سازمان‌ها و تعريف همكاري‌هاي مشترك، معرفي محصولات و خدمات به منظور خريد يا فروش و چانه‌زني و مذاكره براي تعريف چارچوب معامله و حتي جلسات بحث و نقد علمي و تجربي
در راستاي توسعه و حفظ دانش از اين جمله است. پس نفْسِ جلسه خيلي هم بي‌فايده نيست و كاركردهاي مختلف و مهمي دارد. اما آنچه جلسات را به يك امر زجرآور تبديل مي‌كند عدم توانايي و مهارت در مديريت موثر آن است تا جايي كه امروزه مديريت جلسات به عنوان يكي از مهارت‌هاي كليدي موردنياز هر مدير بدل شده و در بسياري از كانون‌هاي ارزيابي شايستگي مديران در يك فضاي شبيه‌سازي شده سنجيده مي‌شود.
اگر مي‌خواهيم يك مدير موفق به‌خصوص در رهبري جلسات باشيم بايد تقويت اين نكات و مهارت‌ها را در دستور كار قرار دهيم: هدف از برگزاري جلسه را دقيق مشخص كنيم و از جلسه براي جلسه بپرهيزيم؛ دستور كار و عناوين مورد بحث در جلسه را از پيش تعيين كرده و دراختيار همه اعضا قرار دهيم و به اعضايي كه بدون مطالعه و آمادگي در جلسه حضور يافته‌اند تذكر جدي دهيم؛ زمان شروع و پايان جلسه را دقيقا مشخص كرده و آن را به خوبي مديريت كنيم؛ سمند سخن بادپا و سركش است و برخي وقتي بر آن مي‌نشينند تا مي‌توانند مي‌تازند، بدون ملاحظه و تعارف افساري براي توقف آن داشته باشيم؛ اجازه خروج مباحث از موضوع را ندهيم مگر در موارد استثنايي كه براي تغيير فضا و ذائقه جمع مفيد باشد؛ افرادي را به جلسه دعوت كنيم كه حضورشان را كاملا ضروري مي‌دانيم؛ جلوي بحث و برخوردهاي شخصي يا دوطرفه را در جلسه بگيريم و به همه افراد فرصت سخن گفتن و اظهارنظر بدهيم و...
قائله كرونا بالاخره تمام مي‌شود و به وضعيت عادي برمي‌گرديم. چه بهتر كه پس از بازگشت قدر برگزاري جلسات را مثل خيلي چيزهاي ديگر بهتر بدانيم.