ارتباط و روابط موثر بين كارمندان رمز موفقيت در يك سازمان است
ابراهيم متين‌سيرت كارشناس رسانه: به دليل اينكه ارتباط موثر مي‌تواند درك بيشتر، مسرت از ارتباط، نفوذ در نگرش‌ها و گسترش روابط را براي كارمندان ايجاد كند، يادگيري روش‌هاي آن ضروري است. سه اصل اعتماد به نفس فرستنده پيام، شناخت مخاطب و در نظر گرفتن محيط ارتباطي در ايجاد ارتباط موثر نقش بنيادي ايفا مي‌كنند. اما هميشه شرايط به گونه‌اي نيست كه انتظار داريم و ارتباط موثر دستخوش شرايط محيط مي‌شود. وجود اختلال باعث مي‌شود پيام به شكل كامل به‌گيرنده نرسد.
اغلب مردم، به پيام‌هايي توجه مي‌كنند كه با آنها موافق هستند و توجهي به پيام‌هايي كه با آنها موافق نيستند، ندارند. به عبارتي ساده‌تر‌گيرنده آن بخشي از پيام را كه خود مي‌خواهد و با نيازهايش تطبيق دارد، انتخاب مي‌كند. به اين حالت گزينش ادراكي مي‌گويند، كه به عواملي مانند ميزان شدت، تكرار و تازگي بستگي دارد و علاوه بر اين، تجربه، انگيزش و شخصيت نيز بر آن اثر دارد. براي درك بهتر، حروف درشت در يك روزنامه باعث مي‌شود توجه ما از ميان عوامل مختلف به آنها جلب شود. عوامل ديگري مانند: تعبير و تفسير مختلف از يك پيام، دريافت ناقص اطلاعات، عواطف، ارزش‌هاي اجتماعي و فرهنگي پيام، ارسال ناقص پيام و در نهايت پيش‌داوري و قضاوت پيام در دريافت ناقص پيام و شكل نگرفتن ارتباط موثر دخيل هستند.
تكنيك‌هاي ارتباط موثر در محيط كار:
به بازخورد پيام‌هاي ارسالي‌تان توجه كنيد و تا مي‌توانيد اثرگذاري را استمرار دهيد.
لباس مناسب با ضوابط محيط كار همراه با آراستگي، به ويژه در برخورد اول با اشخاص، كه قضاوت اوليه را شكل مي‌دهد، موثر است.
بي‌حوصلگي و بداخلاقي همان قدر در محيط كار بد است كه خنده و شوخي نابجا ناراحت‌كننده است. خوش‌رويي يك حالت تعادلي است كه لازمه محيط كار براي ارتباط موثر با همكاران و ارباب‌رجوع است.
آرامش را در جريان ارتباط و پرهيز از كارهايي نظير تكان دادن پا كه باعث حواس‌پرتي طرف مقابل مي‌شود بايد با تمرين به دست آورد.
خوب شنيدن حرف ديگران يك مهارت مهم ارتباطي است. خوب شنيدن از ايجاد سوءتفاهم جلوگيري مي‌كند. براي ايجاد اثر مطلوب در ديگران، داشتن توانايي كافي براي خوب شنيدن، مطالب بهتر از مهارت در صحبت كردن، عمل مي‌كند.
با توجه به اهميت خوب شنيدن مطالبي را يادآور مي‌شويم كه شايد كمابيش آنها را به كار برده‌ايد.
گوش كردن فرآيند انتخابي است كه فرد به وسيله آن از محرك‌هاي اطراف خود، آنهايي را كه با نيازها و اهدافش سازگارتر است انتخاب مي‌كند.
مراحل گوش دادن: دريافت، توجه، درك، پاسخ، به ياد سپاري
براي اينكه مطمئن شويد‌گيرنده منظور شما را درك كرده است، در بين صحبت‌ها سوالاتي بپرسيد. تظاهر به فهميدن نقطه آغاز قطع ارتباط خواهد بود.
براي هرچه كه مي‌خواهيد بگوييد برنامه داشته باشيد، تا گفتارتان منسجم باشد.
محيطي كه در آن ارتباط برقرار مي‌كنيد، بسيار مهم است و مي‌تواند اثرات پيام را تغيير دهد.
شيوه ارايه پيام و انطباق آن با ابزار انتقال، نقش مهمي در تاثيرگذاري آن دارد. روانشناسان اجتماعي معتقدند، هر قدر پيام بر هيجانات استوار باشد، پيام گير زودتر آن را مي‌پذيرد. (همراهي احساس و ارتباط غير كلامي با كلام)
گفتن به زبان مخاطب، رمز اثرگذاري است. ارتباط با كودك متفاوت با ارتباط با افراد در سنين ميانسالي و كهنسال است.
«چونكه با كودك سر و كار فتاد پس زبان كودكي بايد گشاد» مولانا
قضاوت را به تاخير اندازيد. معمولاً با توجه به زمينه فرهنگي كه داريم، گفتار ديگران را تفسير كرده يا مورد ارزيابي قرار مي‌دهيم. بنابراين بهتر است تا پايان ارتباط و انتقال كامل پيام منتظر بمانيم و از نتيجه‌گيري، قضاوت و به دنبال آن تصميم‌گيري عجولانه پرهيز كنيم.
پيش از ارسال پيام خود را جاي ديگران قرار دهيم.
برخي از رفتارها مي‌توانند در تقويت ارتباط موثر باشند كه به شرح زير مي‌باشد.
بيان مودبانه و صميمانه، به همراه ابراز تشكر
وقت گذاشتن براي شنيدن صحبت همكاران
يكي بودن قول و عمل
افراط نكردن در موعظه
مخالفت كردن با نظرات ديگران به شيوه مودبانه و به دور از جر و بحث
توجه به مشكلات كاري همكاران و همدلي و همدردي كردن
كهنه نشدن رابطه‌ها، يعني حداقل تماس تلفني دوره‌اي براي احوال‌پرسي
اعتراف به اشتباه گامي براي ايجاد صميميت است.
رعايت اخلاق اسلامي در محيط كار يك ضرورت است.
نگاه مثبت و اميدوارانه در محيط كار ارتباط را تقويت مي‌كند.
به موضوعاتي كه ديگران مي‌گويند ابراز علاقه نشان دهيد.
تحقير و شوخي بي‌مورد دو نكته ممنوعه مهم است.
واسطه تراشي نكنيم. چندبار خودمان را امتحان كنيم، اگر موفق نشديم مي‌توانيم از شخصي با صلاحيت و مقبول كمك بگيريم.