عدم تناسب مسووليت و اختيار در مديريت اداري
اميرعباس ميرزاخاني
چرا دستورات روسا و مديران ارشد كشوري در بخش‌هاي مختلف اجرايي نمي‌شود؟ يكي از پرسش‌هاي اساسي كه همواره در ساختارهاي اداري و مديريتي مطرح بوده و به دغدغه‌اي جدي تبديل شده، چرايي عدم اجراي صحيح و كامل دستورات و بخشنامه‌هاي صادره از سوي رده‌هاي بالاي مديريتي در بخش‌هاي اجرايي است. اين معضل، نه تنها به ناكارآمدي و اتلاف منابع منجر مي‌شود، بلكه اعتماد عمومي به نظام اداري را نيز به‌شدت كاهش مي‌دهد. در نگاه اول، ممكن است دلايل متعددي براي اين پديده متصور شويم؛ از جمله بروكراسي پيچيده، فقدان منابع كافي، مقاومت در برابر تغيير، يا حتي عدم كفايت نيروي انساني. اما در پس اين دلايل ظاهري، ريشه‌اي عميق‌تر نهفته است كه كمتر به آن توجه مي‌شود: عدم تناسب ميان «مسووليت» به عنوان «توقع سازماني» و «اختيار» به مثابه «توان سازماني» در سطوح مختلف مديريتي و اجرايي. در اين يادداشت مي‌كوشم تا با رويكردي انتقادي، به كالبدشكافي اين نسبت بپردازم و نشان دهم كه چگونه اين عدم توازن، به يكي از بزرگ‌ترين موانع كارآمدي و پويايي نظام اداري بدل شده است.
كالبدشكافي يك ناترازي- در هر سازمان و سيستم اداري، مفهوم مسووليت به معناي تعهد به انجام وظايف محوله و پاسخگويي در قبال نتايج آن است. در مقابل، اختيار به معناي قدرت تصميم‌گيري و اعمال نظر براي پيشبرد امور و تحقق اهداف است. يك سيستم مديريتي سالم، نيازمند توازن دقيق و منطقي ميان اين دو مفهوم است؛ به اين معنا كه هر فرد يا واحد سازماني كه مسووليتي بر عهده مي‌گيرد، بايد به همان اندازه از اختيار لازم براي انجام آن مسووليت نيز برخوردار باشد. اما آنچه در بسياري از ساختارهاي اداري، به ويژه در سيستم‌هاي متمركز، به چشم مي‌خورد، تفرعن و ناترازي فاحش ميان مسووليت و اختيار است. مديران مياني و رده پايين و همچنين كارشناسان اجرايي، اغلب با حجم انبوهي از مسووليت‌ها و انتظارات روبرو هستند، در حالي كه از اختيارات لازم براي تصميم‌گيري‌هاي خرد و كلان، تخصيص منابع، يا حتي اعمال تغييرات جزیي در فرآيندهاي كاري خود محرومند. اين مديران و كارشناسان، صرفا به ابزاري براي اجراي دستورات تبديل مي‌شوند كه خود در تصميم‌گيري و چگونگي اجراي آن نقشي نداشته‌اند. نتيجه اين ناترازي، بروز پديده‌هايي چون «پاسكاري» مسووليت، بي‌تفاوتي نسبت به نتايج، و عدم ابتكار عمل در سطوح اجرايي است.
مشكلاتي كه عدم تناسب در اجرا ايجاد مي‌كند- عدم توازن ميان مسووليت و اختيار، به مجموعه‌اي از مشكلات جدي در سطح اجرايي منجر مي‌شود كه كارايي و پويايي سيستم اداري را به‌شدت تحت تأثير قرار مي‌دهد: عدم پذيرش مسووليت واقعي: وقتي افراد براي انجام وظايف خود اختيار كافي ندارند، احساس مسووليت واقعي و دروني در آنها شكل نمي‌گيرد. آنها صرفا خود را مجري اوامر مي‌دانند و در صورت بروز مشكل، به راحتي توپ را در زمين رده‌هاي بالاتر مي‌اندازند، زيرا معتقدند قدرت تصميم‌گيري با آنها نبوده است.
بوروكراسي فلج‌كننده: براي هر تصميم كوچك، نياز به كسب تأييد از سطوح بالا، منجر به ايجاد يك بوروكراسي طولاني و پيچيده مي‌شود. اين امر نه تنها سرعت عمل را به‌شدت كاهش مي‌دهد، بلكه فرآيندهاي كاري را نيز غيرمنعطف و ناكارآمد مي‌كند.
كاهش انگيزه و ابتكار عمل: كارمنداني كه صرفا مجري هستند و هيچ نقشي در تصميم‌گيري‌ها ندارند، به تدريج انگيزه خود را براي بهبود فرآيندها، ارايه ايده‌هاي نو و نوآوري از دست مي‌دهند. روحيه انفعال و روزمرّگي بر فضاي كار حاكم مي‌شود.
تصميمات غيرواقع‌بينانه: تصميم‌گيري‌ها در سطوح بالاي مديريتي، اغلب بدون در نظر گرفتن جزييات و واقعيت‌هاي ميداني در سطوح اجرايي صورت مي‌گيرد. اين امر به دليل عدم دسترسي مستقيم مديران عالي به اطلاعات دقيق و به‌روز از خط مقدم كار است. در نتيجه، دستوراتي صادر مي‌شود كه در عمل قابليت اجرا ندارند يا با مشكلات جدي مواجه مي‌شوند.
كاهش كيفيت خدمات: وقتي مجريان امور، اختيارات لازم براي انطباق با شرايط خاص و حل مشكلات پيش‌بيني نشده را ندارند، كيفيت خدمات ارايه شده به ذي‌نفعان نيز كاهش مي‌يابد.
انحصار قدرت و كنترل- ريشه اصلي اين عدم تناسب ميان مسووليت و اختيار، اغلب در نگاه مديران ارشد به مقوله «قدرت» و «كنترل» نهفته است. برخي مديران، به دليل خودبرتربيني و نگرش متمركز، تمايل شديدي به انحصار قدرت و كنترل كامل بر تمامي بخش‌هاي سيستم اداري دارند. آنها ترجيح مي‌دهند تمامي نيروهاي اداري، از مديران مياني گرفته تا كارمندان اجرايي، «فرمانبر محض» و «مطيع اوامر» آنها باشند.
اين رويكرد، ريشه در ترس از دست دادن كنترل، عدم اعتماد به توانمندي‌هاي زيردستان، يا حتي نوعي خودبرتربيني دارد. تفويض اختيار، در نظر اين مديران، به معناي از دست دادن بخشي از نفوذ و قدرت آنها تلقي مي‌شود. به همين دليل، آنها از تفويض اختيار سرباز مي‌زنند و حتي در مواردي كه به ظاهر اختياراتي تفويض مي‌شود، در عمل با ايجاد سازوكارهاي پيچيده كنترلي، آن اختيارات را بي‌اثر مي‌كنند. اين تمايل به انحصار قدرت و عدم تفويض اختيار، آسيب‌هاي جدي و بعضا جبران‌ناپذيري به پيكره سيستم اداري كشور مي‌زند:
خفگي خلاقيت و نوآوري: سيستمي كه در آن تفويض اختيار وجود ندارد، بستر مناسبي براي رشد خلاقيت و نوآوري فراهم نمي‌كند. ايده‌هاي جديد سركوب شده و پويايي از بين مي‌رود.
تشديد فرسايش نيروي انساني: كارمنداني كه دايما تحت كنترل شديد قرار دارند و اختياري از خود ندارند، دچار فرسايش شغلي، بي‌انگيزگي و سرخوردگي مي‌شوند. اين امر به افت بهره‌وري و تمايل به ترك خدمت منجر مي‌شود.
عدم تربيت مديران آينده: با عدم تفويض اختيار، مديران مياني و كارشناسان هرگز فرصت تجربه تصميم‌گيري، حل مساله و پذيرش مسووليت كامل را پيدا نمي‌كنند. اين امر به معناي عدم تربيت نسل جديدي از مديران كارآمد و با تجربه براي آينده است.
افزايش فساد و رانت: تمركز بيش از حد قدرت در يك نقطه، زمينه‌ساز فساد و رانت مي‌شود. وقتي تصميم‌گيري‌ها در دست عده‌اي معدود باشد، احتمال سوءاستفاده از موقعيت و اعمال نفوذ براي منافع شخصي افزايش مي‌يابد.
ناكامي در تحقق اهداف كلان: سيستمي كه در آن بخش‌هاي مختلف آن از اختيارات لازم براي اجراي وظايف خود محرومند، نمي‌تواند به اهداف كلان و استراتژيك خود دست يابد. پويايي و انعطاف‌پذيري لازم براي مواجهه با چالش‌ها و تغييرات را از دست مي‌دهد.
تناسب ميان مسووليت «توقع سازماني»و اختيار «توان سازماني»، نه يك انتخاب، بلكه يك ضرورت انكارناپذير براي كارآمدي و پويايي هر سيستم اداري است. مادامي كه مديران به جاي انحصار قدرت و كنترل، به تفويض اختيار و توانمندسازي زيردستان روي نياورند، معضل عدم اجراي دستورات و ناكارآمدي سيستم اداري همچنان پابرجا خواهد بود. تغيير اين وضعيت، نيازمند تحولي عميق در فرهنگ سازماني، بازنگري در ساختارهاي بوروكراتيك و مهم‌تر از همه، تغيير نگرش مديران به مفاهيم قدرت و رهبري است. تنها در اين صورت است كه مي‌توان به ساختاري چابك، پاسخگو و پويا اميد داشت كه قادر به تحقق اهداف ملي و خدمت‌رساني مطلوب به جامعه باشد.